Badaniu przez biegłego rewidenta podlegają roczne sprawozdania finansowe grup kapitałowych, kontynuujących działalność banków, zakładów ubezpieczeń, zakładów reasekuracji, jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi, funduszach inwestycyjnych i funduszach emerytalnych, spółek akcyjnych. Ponadto badaniu podlegają pozostałe firmy, które spełniają co najmniej dwa z trzech kryteriów zawartych w art. 64 ust 1 ustawy o rachunkowości, a mianowicie ich średnioroczne zatrudnienie w poprzednim roku wynosiło co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, suma aktywów co najmniej 2,5 miliona euro, a przychodów ze sprzedaży i operacji finansowych 5 milionów euro w przeliczeniu na walutę polską. Firmy, które spełniają te warunki, będą przygotowywały się do wizyty i współpracy z audytorem.
Celem badania sprawozdania finansowego jest wyrażenie przez biegłego rewidenta pisemnej opinii wraz z raportem o tym, czy sprawozdanie finansowe jest zgodne z zastosowanymi zasadami (polityką) rachunkowości oraz czy rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową, jak też wynik finansowy badanej jednostki.
Pierwszym krokiem rozpoczynającym współpracę firmy z audytorem jest prawidłowe zawarcie umowy o badanie sprawozdania finansowego. Wyboru podmiotu uprawnionego do badania dokonuje, w formie uchwały, organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe. Na przykład w spółce z.o.o wyboru audytora dokonuje zwyczajne zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zarząd jednostki nie może dokonać wyboru audytora, ale po jego wyborze podpisuje z nim umowę . Umowa powinna być zawarta odpowiednio wcześnie , by umożliwić biegłemu udział w inwentaryzacji. W umowie obie strony określają, między innymi, swoje prawa i obowiązki podczas badania, termin zakończenia badania i wydania opinii o sprawozdaniu, a także cenę za badanie . Koszt audytu pokrywa badana jednostka.
Biegły, jeszcze przed pierwszą wizytą w firmie, zwykle wysyła głównemu księgowemu listę dokumentów, które należy przygotować przed rozpoczęciem badania. W szczególności biegli proszą o pierwszą wersję sprawozdania finansowego, lub przynajmniej bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie obrotów i sald. Ponadto biegli chcą zapoznać się na początku swojej wizyty w firmie z polityką rachunkowości. Często podnoszonym przez biegłych problemem jest brak zaktualizowanej polityki rachunkowości, którą powinna posiadać, zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, każda badana jednostka. W polityce rachunkowości należy zawrzeć przyjęte przez firmę zasady rachunkowości, określenie roku obrotowego, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, opisu systemu informatycznego oraz systemu ochrony i przechowywania zbiorów księgowych. Posiadanie przez firmę aktualnej polityki rachunkowości jest niezwykle istotnym elementem przygotowanie się firmy do badania sprawozdania finansowego.
Jak już wskazano wcześniej, zawarta umowa z biegłym powinna umożliwić mu udział w inwentaryzacji, ale nawet gdy biegły nie uczestniczy w spisie z natury, to musi zweryfikować jego wyniki. W tym celu należy udostępnić biegłemu dokumentację z przeprowadzenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w czasie spisu z natury.
Podstawową jednak pracę, którą należy wykonać przed wizytą biegłego rewidenta, jest przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia i sporządzenia sprawozdania finansowego. Istotnym elementem tego przygotowania jest wysłanie potwierdzeń sald rozrachunków oraz uzgodnienie kont rozrachunkowych i dokonanie ewentualnych odpisów aktualizujących. Ponadto, w przypadku gdy w firmie występują rozrachunki walutowe należy zaksięgować skutki wyceny bilansowej rozrachunków i kont walutowych. Należy również zidentyfikować pozycje, do których należy zawiązać rezerwy, podatek odroczony, a także dokonać obliczenia podatku dochodowego oraz dokonać innych czynności związanych z uporządkowaniem kont księgowych. Dopiero po przeprowadzeniu analizy kont i wyjaśnieniu wszelkich wątpliwych pozycji można przystąpić do sporządzenia sprawozdania finansowego, które zostanie przekazane biegłemu rewidentowi.
Istotnym elementem sprawnego przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego jest współpraca audytora z pracownikami firmy. W sytuacji gdy badana jednostka ma swój własny dział księgowości, badanie sprawozdania finansowego odbywa się w siedzibie firmy , a biegły kontaktuje się przede wszystkim z głównym księgowym i innymi pracownikami działu księgowości. W przypadku gdy firma przekazała prowadzenie ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego , to badanie odbywa się głównie poza siedzibą firmy, tam gdzie prowadzone są księgi rachunkowe. Pracownicy biura rachunkowego obsługują wówczas audytorów. Oprócz pracowników zajmujących się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, biegli zwykle kontaktują się z kierownikiem jednostki , a także z innymi osobami w firmie, w szczególności z prawnikiem, doradcą podatkowym, informatykiem, a także z kierownikami poszczególnych działów operacyjnych. Warto wiec, już na początku badania przygotować harmonogram tych spotkań.
Podczas badania powinno się biegłemu rewidentowi umożliwić dostęp do wszelkich innych, poza księgowymi dokumentów, które są istotne dla wydania przez niego opinii o sprawozdaniu finansowym. Biegły może prosić w szczególności o udostępnienie najważniejszych umów z kontrahentami, umów kredytowych, uchwał z posiedzeń Zarządu i Rady Nadzorczej, zestawienia głównych spraw sądowych prowadzonych zarówno z powództwa spółki jak i przeciwko niej, wycen składników majątkowych, protokołów z kontroli podatkowych, oraz innych, istotnych dla badania dokumentów i raportów. W przypadku, gdy spółka należy do grupy kapitałowej i jest stroną transakcji z podmiotami powiązanymi, audytor z pewnością będzie chciał się zapoznać z dokumentacją cen transferowych, wymaganą przez ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych. Warto więc być przygotowanym na to, że nie tylko urząd skarbowy, ale także i biegły poprosi o dokumentację zawierającą zasady ustalania cen w transakcjach pomiędzy podmiotami powiązanymi.
Rzetelne przygotowanie się do badania sprawozdania finansowego decyduje w dużej mierze o jakości przeprowadzonego audytu i wydanej opinii o sprawozdaniu finansowym. W pracy audytora bardzo ważne są terminy, bowiem wzmożony okres badania sprawozdań finansowych przypada na pierwszą połowę roku i biegły ma już wcześniej opracowany harmonogram prac, potwierdzony zawartymi umowami. W przypadku , gdy firma spóźnia się z przygotowaniem materiałów do badania , audyt się przedłuża i biegły niejednokrotnie musi kontynuować swoje prace w dwóch badanych jednostkach. Warto więc poświęcić czas na przygotowanie się do badania sprawozdania, pamiętając jednak, że rzetelnie i bieżąco prowadzone przez cały rok księgi rachunkowe są podstawą do sporządzenia prawidłowego sprawozdania finansowego, a w konsekwencji wpływa na jakość przeprowadzonego audytu.
Autorem artykułu jest
Elżbieta Dobrzelecka
Dr. Nauk Ekonomicznych, Biegły Rewident
Ecovis System Rewident Sp. z o.o.