Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę produkującą notatniki z długopisem. Sam jesteś w stanie wyprodukować długopisy po 40 gr/szt., ale właśnie okazało się, że jesteś w stanie znaleźć dostawcę takich samych długopisów w cenie 10 gr/szt. Czy będziesz upierać się przy samodzielnej produkcji zarówno notatników, jak i długopisów? Czy też wolisz zastanowić się, co zrobisz z zaoszczędzonym czasem i pieniędzmi?
Już H. Ford powiedział, że jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić lepiej lub taniej niż konkurenci, to powinniśmy zatrudnić kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.
Rynek outsourcingu rośnie nieustannie od lat. U znacznego odsetka firm i korporacji outsourcing jest ważną częścią ich strategii wzrostu.
Pierwszy etap
Outsourcing rozpoczyna się zrozumieniem, jaka jest kluczowa kompetencja firmy, stanowiąca o jej przewadze konkurencyjnej, czyli co firma potrafi zrobić lepiej niż inni i na czym powinna się skoncentrować. Wtedy zaczynamy rozważać przekazanie części firmowych procesów biznesowych.
Wtedy też zwykle pojawiają się obawy związane z outsourcingiem:
– utraty kontroli nad daną funkcją (np. księgową),
– pogorszenie jakości jej działania,
– obiekcja, iż dany obszar jest zbyt ważny, aby go outsoursować,
– przewidywanie negatywnego odbioru ze strony pracowników i/lub klientów.
Realia natomiast zwykle są takie, że:
– nie następuje utrata kontroli nad danym procesem biznesowym, ale następuje wartościowa jej zmiana z operacyjnego nadzoru na zarządzanie relacjami partnerskimi i zarządzanie zmianą,
– jakość funkcji jest pochodną wyboru partnera w tym zakresie, umiejętny wybór partnera gwarantuje polepszenie efektywności outsoursowanego procesu biznesowego,
– radzenie sobie z wdrożeniem zmiany obejmuje także wytłumaczenie pracownikom, dlaczego optymalizacja działania firmy i polepszenie jej wyników jest istotne także dla nich. Sprawne zarządzanie wdrożeniem outsourcingu powinno objąć także zarządzanie kluczową dla organizacji wiedzą tak, aby został zachowany do niej dostęp. Jeśli zaś chodzi o klientów firmy – to najczęściej konsekwencją outsourcingu jest wzrost efektywności, czego pozytywne skutki klienci doceniają.
Analiza korzyści
Rozpatrując możliwość wdrożenia outsourcingu, osoba zarządzająca często jest zdumiona ilością potencjalnych korzyści, wśród których możemy wymienić:
– redukcję i lepszą kontrolę kosztów,
– możliwość skoncentrowania się przez firmę na jej kluczowej, podstawowej działalności,
– dostęp do nowoczesnych rozwiązań i wiedzy eksperckiej w zakresie outsoursowanego procesu,
– dowolność doboru partnerów biznesowych,
– zwiększenie swobody i efektywności działania.
Rozwijając powyższe punkty:
Redukcja kosztów wynika z efektywnego i wyspecjalizowanego trybu pracy w firmach świadczących usługi specjalistyczne, zaś ich lepsza kontrola – z faktu, iż z góry wiemy, ile dana usługa będzie kosztowała i nie zaskakują nas dodatkowe koszty dot. np. nieplanowanych nieobecności personelu i wynikającej z tego konieczności zatrudnienia zastępstwa.
Outsourcing zdejmuje z głów osób zarządzających wiele zmartwień takich jak np. rotacja personelu, ponoszenie skutków błędów pracowników i innych, które zostaną dalej omówione – co pozwala na skupienie się na działalności generującej przychody firmy.
Zatrudniając wyspecjalizowaną w danej działalności firmę uzyskujemy dostęp do wysokiej klasy specjalistów i wiedzy, których pozyskanie dla firmy poprzez zatrudnienie pracownika byłoby bardzo kosztowne, a najczęściej nieuzasadnione ekonomicznie. W firmie np. księgowej doświadczony doradca podatkowy zdobywa latami doświadczenia z wielu sektorów i wielu sytuacji biznesowych w firmach klientów, a następnie może się tą wiedzą i doświadczeniem dzielić, przy czym zlecający płaci tylko za ułamek jego czasu poświęcony na analizę danej kwestii, nie zaś za pracę na etacie.
Współpracując z wyspecjalizowaną firmą uzyskujemy dostęp do stale uaktualnianej wiedzy jej pracowników, do programów komputerowych i nowoczesnych rozwiązań, których zakup dla firmy na wyłączność wiąże się z wysokim kosztem, zaś w firmie outsourcingowej ten koszt jest dzielony na wielu klientów.
Dowolność doboru partnerów biznesowych oznacza wolność zmiany tego partnera w razie, gdy współpraca nie wygląda tak, jak tego oczekiwaliśmy. Wszystko to pomaga w zwiększeniu efektywności działania. Elastyczność dotyczy również tego, że usługi, w zależności od potrzeb, mogą być świadczone z siedziby usługodawcy lub w siedzibie usługobiorcy. Mogą być świadczone zarówno z wykorzystaniem programu usługobiorcy, ale w przypadku takiego życzenia – także na programie usługodawcy udostępnionym zdalnie pracownikom usługodawcy. Na przykład, jeśli firma preferuje nadal prowadzić teczki pracownicze u siebie, wówczas może zlecić na zewnątrz jedynie naliczanie płac oraz administrację płacową, przy czym zarówno kadry, jak i płace mogą być prowadzone na tym samym programie, należącym do klienta lub do firmy outsourcingowej. Obie strony mają dostęp do programu, pracują w nim w zakresie swoich obowiązków, ale jednocześnie mogą się nawzajem sprawdzać, co zapewnia możliwość podwójnej kontroli, a zatem podniesienie jakości procesu.
Elastyczność polega więc również na tym, że przekazać na zewnątrz można tylko część procesu, jak w opisanym powyżej przykładzie obsługi kadrowo-płacowej.
W zakresie kosztów pracowniczych elastyczność wyraża się w tym, że klient płaci tylko za taką pomoc księgową, jakiej potrzebuje i kiedy jej potrzebuje – bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów pracowniczych.
Na czym można zaoszczędzić
Firma zewnętrzna, mając często wieloletnie doświadczenie współpracy z ogromną rzeszą klientów, oraz konieczność ciągłego uaktualniania swojej wiedzy, jest często w stanie zaproponować optymalne rozwiązania, których skutkiem mogą być duże oszczędności, często liczone w milionach.
Wiele organizacji jest przekonanych, że podział np. funkcji księgowej między organizację i zewnętrzną firmę jest działaniem zapobiegającym nadużyciom finansowym, gdyż ma miejsce podwójna kontrola operacji. Pamiętać też trzeba o podziale ryzyka, który osiąga się zlecając część funkcji na zewnątrz – kompetentny partner biznesowy to ryzyko redukuje.
Wybierając partnera biznesowego, zróbmy to jednak starannie, zwracając uwagę na:
– doświadczenie i skalę działalności tej firmy,
– zakres jej usług oraz to, czy są one komplementarne tj. czy w jednym miejscu uzyskamy pomoc z różnych obszarów,
– zespół pracowników firmy outsourcingowej – czy jest on odpowiednio stabilny oraz liczny tj. czy nie będziemy zmuszeni do rozmowy z innym jej pracownikiem w każdym kolejnym miesiącu współpracy oraz czy firma będzie w stanie zapewnić zastępstwo podczas nieobecności pracownika obsługującego lub w wypadku większych potrzeb naszej firmy,
– indywidualną obsługę tj. czy obsługa jest dostosowana do naszych potrzeb i stylu pracy,
– jakość pracy firmy outsourcingowej – czy została ona zweryfikowana przez jednostkę zewnętrzną (np. czy firma posiada certyfikat ISO?),
– czy firma udostępni nam zdalny dostęp do programu, na którym będziemy obsługiwani, podgląd danych, możliwość generowania raportów,
– szybkość obsługi,
– bezpieczeństwo danych tj. jakie firma podejmuje działania, aby zapewnić ich pełną poufność,
– czy koszt obsługi zapewni nam oszczędności.
Zadaniem zarządu firmy jest jest dbanie o jej wynik finansowy, zaś outsourcing jest wartym rozważenia narzędziem sprzyjającym jego polepszeniu. Doświadczenie mówi, że potencjalne oszczędności mogą być znaczne, w zależności od dotychczasowej organizacji procesu, typu usługi, oraz wyboru usługobiorcy mogą wynieść od kilkunastu do kilkudziesięciu procent.
Outsourcing może pomóc w wygraniu wyścigu z konkurentami, którzy się na outsourcing jeszcze nie zdecydowali.
Dagmara Matras
Dyrektor Działu Rozwoju i Szkoleń
ECOVIS System Rewident Sp. z o.o.: Rakowiecka 30a, 02-528 Warszawa, Polska
Phone: +48 (0) 22 380 03 64 Mobile: 668 842 463 Fax: +48 (0) 22 380 03 81
E-Mail: dagmara.matras@ecovis.pl – Internet:
www.ecovis.com