W związku z zagrożeniem epidemiologicznym i restrykcjami w przemieszczaniu się osób, pojawia się praktyczne zagadnienie zapewnienia prawidłowej reprezentacji spółkom kapitałowym (spółkom z o.o. i spółkom akcyjnym – dalej łącznie jako Spółka).
Spółki są reprezentowane przez zarząd. Zasady reprezentacji określane są zazwyczaj w umowach spółek albo statutach. W praktyce wybierana jest reprezentacja łączna, co oznacza konieczność działania dwóch członków zarządu albo członka zarządu wraz z prokurentem.
Czy jednak dwaj członkowie zarządu albo członek zarządu i prokurent muszą jednocześnie składać podpis pod umową, jej wypowiedzeniem czy odstąpieniem?
- Zasada łącznej reprezentacji nie wymaga fizycznej obecności dwóch reprezentantów w jedynym miejscu. Mogą oni je złożyć niezależnie od siebie – ważne, aby obejmowało ono tę samą treść. Umowa może być przykładowo podpisana przez Pana Kowalskiego przebywającego w Warszawie i Pana Schmidt przebywającego w Berlinie – każdy z nich podpisuje „swój” egzemplarz umowy – i w ten sposób reprezentacja zostanie zachowana.
- Zarząd może powołać prokurenta – albo samoistnego, który będzie mógł w bardzo szerokim zakresie reprezentować spółkę, albo niesamoistnego, który będzie mógł ją reprezentować łącznie z drugim członkiem zarządu albo prokurentem.
- Do poszczególnych czynności członkowie zarządu upoważnieni do łącznej reprezentacji mogą udzielić jednemu z nich pełnomocnictwa. W jego zakresie członek zarządu, działając jako pełnomocnik, będzie mógł reprezentować spółkę samodzielnie.
- Członkowie zarządu mogą również udzielić pełnomocnictwa innej osobie, związanej albo niezwiązanej bezpośrednio ze spółką. W pełnomocnictwie powinien być precyzyjnie określony zakres uprawnienia pełnomocnictwa do reprezentowania spółki (pełnomocnictwo rodzajowe lub szczególne).
- W przypadku spółek akcyjnych możliwe jest delegowanie członków rady nadzorczej, na okres nie dłuższy niż trzy miesiące, do czasowego wykonywania czynności członków zarządu, którzy zostali odwołani, złożyli rezygnację albo z innych przyczyn nie mogą sprawować swoich czynności. W tym ostatnim przypadku, brak możliwości działania może być spowodowany obowiązkową kwarantanną albo odizolowaniem w związku z chorobą.
- Zmiana reprezentacji, ustalonej w umowie spółki z o.o. albo statucie spółki akcyjnej, wymaga dokonania w formie aktu notarialnego zmiany umowy albo statutu i wpisania tej zmiany do rejestru przedsiębiorców. Istotne jest, że zmiana może być dokonana również przez pełnomocnika. Może to zająć co najmniej 3 tygodnie, w obecnej sytuacji jednak, w związku z koniecznością wysyłki wniosków do KRS pocztą, należy się spodziewać, że ten czas może się wydłużyć. Ponadto, czas rejestracji wniosku wydłuża się także ze względu na brak dostosowania systemów informatycznych w sądach do możliwości pracy zdalnej.
- Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, w której założona spółka nie została jeszcze wpisana do rejestru. Wówczas Spółka taka jest reprezentowana przez zarząd (sp. z o.o. w organizacji), wszystkich założycieli łącznie (S.A. w organizacji) lub pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników lub założycieli. W sytuacji zagrożenia epidemicznego łatwiejsze będzie podjęcie takiej uchwały w spółce z o.o. niż w spółce akcyjnej. Jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę, to powołanie pełnomocnika spółki z o.o. w organizacji może nastąpić nawet w drodze pisemnej, bez konieczności odbywania zgromadzenia wspólników. Konieczność powołania pełnomocnika do reprezentacji spółki występuje także w razie zawierania umowy lub w sporze między członkiem zarządu a spółką. W tym przypadku jednak nie jest wymagana jednomyślność. Ponadto wówczas możliwa jest także wyjątkowa reprezentacja spółki przez radę nadzorczą. Ze względu na wymóg kolektywnego podejmowania decyzji przez radę, jej funkcjonowanie w czasach pandemii COVID-19 może być utrudnione.
- Odrębnie należy ocenić sytuację, w której faktyczna liczba członków zarządu, spadnie poniżej minimum określonego w umowie. Wówczas przyjmuje się, że członkowie tzw. „kadłubowego” zarządu mogą reprezentować spółkę, o ile spełniają określone w umowie wymagania reprezentacji, ale nie mogą podejmować uchwał. Jeżeli więc w trzyosobowym zarządzie powstanie jeden wakat, to pozostali dwaj członkowie zarządu nie mogą podejmować czynności przekraczających zwykły zarząd, ponieważ do ich podjęcia niezbędna jest uchwała całego zarządu. Co do zasady mogą za to skutecznie reprezentować spółkę względem kontrahentów, ponieważ spełniają standardowe wymagania łącznej reprezentacji przez dwóch członków.